Prozesshandbücher sind lediglich ein (sehr zentraler) Baustein ihres Geschäftsprozessmanagements. Aber was gehört noch dazu, damit ein konsistentes, prüfungssicheres Gesamtkonzept (aka Framework) entsteht? Mit den folgenden 5 Tipps überzeugt ihr Framework jeden Prüfer.

Stellen Sie sich vor, ihre Mitarbeiter haben mit Hilfe meiner Methoden und Werkzeuge ein prüfungssicheres Prozesshandbuch in kurzer Zeit erstellt. Vielleicht haben Sie nicht nur ihren wichtigsten Kernprozess dabei aufgenommen, sondern gleich Handbücher für weitere Prozesse geschrieben.

Was tun Sie nun mit diesen Dokumenten? Sie stellen Sie natürlich in einer zentralen Ablage zur Verfügung. Aber was gehört eigentlich zu einem vollständigen Prozessmanagement Rahmenwerk alles dazu?

Erstellen Sie eine Prozessmanagement-Richtlinie

In der Prozessmanagement-Richtlinie beschreiben Sie, wie genau das Prozessmanagement ihres Unternehmens funktioniert. Dazu gehört natürlich eine Präambel, in der Sie die grundlegenden Ziele und Absichten ihres Prozessmanagements beschreiben. Außerdem können (und sollten) Sie in der Präambel den Bezug zwischen Geschäftsprozessmanagement und Strategie ihres Unternehmens beschreiben.

Natürlich legen Sie in der Richtlinie auch fest, welche Stelle im Unternehmen die Gesamtverantwortung zum Thema Prozessmanagement, und damit auch für diese Richtlinie, trägt. Diese Stelle pflegt die Richtlinie und sorgt dafür, dass Sie der operativen Realität ihres Unternehmens entspricht.

Für das Prozessmanagement selbst gibt es Handlungsanweisungen und ein Glossar, sowie eine zentrale Ablage der Prozessdokumentation. Diese Informationen sollten Sie ebenfalls in ihrer Prozessmanagement-Richtlinie aufnehmen.

Darüber hinaus sollte ihre Richtlinie weitere Aspekte umfassen, die in den folgenden Tipps genauer erläutert sind.

Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten

Legen Sie fest, wer für ihre Prozesse verantwortlich ist. Dieser Abschnitt verknüpft die Strukturen ihrer Aufbauorganisation mit den Aktivitäten ihrer Prozessorganisation.

Dabei werden üblicherweise folgende Rollen unterschieden:

  • Prozess-Eigentümer (oder auch Process Owner)
  • Prozessmanager
  • Prozesskoordinatoren

Für jede dieser Rollen sollten Sie festlegen, wofür sie verantwortlich ist (am besten in Form von Aktivitäten), wer Träger der Rolle gemäß Organigramm ist und mit welchen anderen Rollen ihre Arbeit üblicherweise verknüpft ist. Außerdem bietet es sich an, ein erforderliches Skill-Set zu beschreiben, damit Sie immer die Anforderungen an eine solche Rolle klar dokumentiert haben.

Beschreiben Sie ihre High-Level Prozesslandschaft

Ihre Prozesshandbücher (die ich binnen 48 Stunden für Sie erstelle) beschreiben die Aktivitäten in ihrem Unternehmen auf Arbeitsebene. Sie sollten das Zusammenspiel aller ihrer Prozesse in ihrer Prozessmanagement-Richtlinie zusammenfassend beschreiben.

Dazu bietet sich die Prozess-Landkarte als Werkzeug an. Ich werde dazu in Kürze einen Toolsteckbrief erstellen. Die Landkarte sollte auch die wichtigsten Schnittstellen zwischen ihren Prozessen verdeutlichen. Fokussieren Sie sich auf diejenigen Aktivitäten und Schnittstellen, die für ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung sind!

Die Prozesslandkarte wird idealerweise von einem kurzen und präzisen Fließtext begleitet, damit sich ihr Sinn und ihre Kernaussagen auch unbeteiligten Dritten erschließen.

Beschreiben Sie ihre Aktivitäten zur Beschreibung und Verbesserung ihrer Prozesse

Neben Rollen, Verantwortlichkeiten und der Einordnung des Geschäftsprozessmanagements in ihr Unternehmen ist es wichtig, dessen eigentliche Aktivitäten zu beschreiben. Dabei unterscheide ich zwischen Betrieb und Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Der Geschäftsprozessbetrieb umfasst einen strategischen und einen operativen Teil. Im strategischen Prozessmanagement beschreiben Sie ihre strategischen Anforderungen aus Unternehmenssicht an das Prozessmanagement. Außerdem definieren Sie die Ziele des Prozessmanagements. Anschließend sollten Sie noch beschreiben, wie Sie Ziele und Anforderungen erfüllen wollen, z.B. welche Kommunikationswege dazu eingeführt werden und wie sie das Prozessbewusstsein ihrer Organisation herstellen wollen.

Der operative Prozessbetrieb umfasst eine Beschreibung der Maßnahmen um Prozessaktivitäten zu planen, zu steuern und zu prüfen. Hier beschreiben Sie auch, wie sie ihre Prozessdokumentation erstellen (oder erstellen lassen).

Im Kapitel Verbesserung von Geschäftsprozessen sollten Sie auf drei wichtige Bereich eingehen. Zunächst sollte geklärt und festgelegt werden, wie künftig Audits und Reviews durchzuführen sind und wie die Ergebnisse dieser Maßnahmen zu Verbesserungen führen. Außerdem sollten sie Maßnahmen zur Sicherung der Compliance (Prozesstreue) beschreiben. Der letzte wichtige Punkt sind ihre Maßnahmen zur Steigerung des Reifegrads ihrer Prozesse. Dies können z.B. KVP-Meetings sein, Qualitätszirkel oder Verbesserungsexperten in ihrer Organisation, die methodisch unterstützen (Six Sigma, Kaizen, Lean, etc.).

Listen Sie die Ressourcen auf

Ein letzter wichtiger Tipp zu einem Kapitel ihrer Prozessmanagement-Richtlinie betrifft den Abschnitt Ressourcen. Sie sollten nämlich vermeiden, das Rad neu zu erfinden und den Umfang ihrer Richtlinie so schlank wie möglich halten.

Wie erreichen Sie das? Nun, nutzen Sie diesen Abschnitt ihres Dokuments und verweisen Sie auf Werkzeuge (Tools), Datenbestände oder physische Ablagesysteme, in denen weiterführende Informationen abgelegt sind. Daraus können sich die Leser dann gerne bedienen. Außerdem sollten Sie auf Schulungsunterlagen und Vorlagen für Checklisten, sowie Formulare verweisen.

Wenn Sie diese 5 Tipps beachten, hat auch ihr Prüfer sicher viel Spaß an ihrer Prozessdokumentation 🙂