Prozesskennzahlen, auch genannt Key Performance Indicators oder kurz KPI, dienen der objektiven Leistungsmessung und -analyse ihrer Prozesse.

Meist kommen Prozesskennzahlen erst in Prozessorganisationen mit höheren Reifegraden zum Einsatz. Bevor Sie über Kennzahlen nachdenken, sollten Sie zunächst andere wichtige Elemente einer Prozessorganisation erfolgreich einsetzen: Definierte und gelebte Rollen in ihrer Prozessorganisation, einheitliche Prozesshandbücher und zentrale Ablagen von Beschreibungen, Vorlagen und Dokumenten.

Dennoch stelle ich Ihnen das Werkzeug hier kurz vor:

Toolsteckbrief RACI-Chart
BezeichnungProzesskennzahl, Key Performance Indicator, KPI, Kennzahl
Wann einzusetzen?Wenn Sie ihre Prozesse messen wollen hinsichtlich:
– Effektivität bzw. Qualität
– Prozesskosten / Effizienz
– Prozesszeit / Durchlaufzeit
– Termintreue
– Kundenzufriedenheit
Ziele des WerkzeugsMit Hilfe von Prozesskennzahlen
– Definieren Sie Qualitäts-, Effizienz- und Auslastungsziele für ihre Prozesse (SOLL-Werte)
– Messen Sie die Erfüllung ihrer Ziele (IST-Werte und Abweichungen)
– Identifizieren Sie Handlungsbedarf für Optimierungen
Wichtige Bestandteile eines Kennzahlen-Steckbriefs– Bezeichnung der Kennzahl
– Beschreibung
– Verantwortliche Rolle
– Stakeholder-Kreis (wem soll die Kennzahl berichtet werden)
– Zielwert bzw. Sollwert
– Toleranzwert
– Eskalationsregel bei Abweichungen
– Gültigkeitszeitraum
SonstigesWeitere wichtige Bestandteile, die im Steckbrief einer Prozesskennzahl dokumentiert werden sollten:
– Datenermittlung (Datenquelle, Messverfahren, Messpunkte)
– Datenaufbereitung bzw. Berechnungsweg
– Präsentation (Aggregrationsstufen, Darstellung, Archivierungsregeln)