Prozesse kurz und knackig beschreiben

Ich gebe es zu, ich bin kein Freund langatmiger Beschreibungen. Die Dinge müssen auf den Punkt gebracht werden – und Prozesshandbücher sollten möglichst aussagekräftig sein. Was gehört alles dazu?

Natürlich kann man ein Prozesshandbuch ganz ausführlich beschreiben. Was alles in eine solche detaillierte Beschreibung gehört, habe ich in diesem Artikel zusammengefasst. Aber ich halte es für wichtig, dass man sich zunächst immer auf das Wesentlich konzentriert, denn Zeit und Aufmerksamkeit sind knappe Güter.

Eine Prozesshandbuch nach dem Motto “kurz und gut” sollte mindestens die folgenden Themen abdecken.

Titelblatt

Nutzen Sie gleich die erste Seite ihres Prozesshandbuchs und dokumentieren hier den Prozessnamen, die Versionsnummer des Handbuchs, eine Übersicht der letzten Änderungen und die Verantwortlichkeiten (z.b. Ersteller, Änderer, Freigebender).

Einleitung

Auf Seite 2 ihres Prozesshandbuchs sollten Sie zunächst das Inhaltsverzeichnis platzieren. Im unteren Teil der Seite beschreiben Sie kurz das Umfeld des Prozesses und fassen Start, Ablauf und Ziel des Prozesses kurz zusammen.

High-Level Prozessdarstellung (SIPOC)

Seite 3 ihres Prozesshandbuchs enthält das SIPOC. Das ist ein Werkzeug, um die Grenzen ihres Geschäftsprozesses festzulegen (Start und Ende) und den Prozess in 5-7 Schritten zu beschreiben.

Detailbeschreibung der Prozess-Schritte (Swimlane)

Nun geht es an die Details der Abläufe. Auf den folgenden Seiten beschreiben Sie den Ablauf des Standardprozesses, sowie Ausnahmen und Sonderfälle. Die Beschreibung startet mit einem Swimlane-Diagramm.

Die grafische Darstellung ergänzen Sie dann mit einer ausführlichen Textbeschreibung der einzelnen Schritte.

Verantwortlichkeiten (RACI-Matrix)

Hier können Sie nun noch mehr ins Detailgehen und die Zusammenarbeit und Zuständigkeit bei den einzelnen Prozess-Schritten sehr granular festlegen. Nutzen Sie dazu die verschiedenen Rollen des RACI-Modells (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

Mit dem RACI-Chart können Sie also Beziehungen im Prozess beschreiben, während das Swimlane eher den zeitlich-logischen Ablauf beschreibt.

Schnittstellen-Matrix

Kein Prozess im Unternehmen “hängt in der Luft”. Die Verbindungen zu anderen Prozessen, also die Schnittstellen beschreiben Sie mit Hilfe der Schnittstellen-Matrix. Das ist eine sehr einfache und plakative Darstellung.

Wenn Sie wollen, können Sie die Schnittstellen natürlich auch ausführlich beschreiben, in dem Sie genau auf die Lieferobjekte (Deliverables) eingehen und auch Ort, Zeit und Weg des Datenaustauschs festlegen.

Tool-Unterstützung

In diesem Kapitel sollten Sie die eingesetzten Werkzeuge auflisten. Bei kaufmännischen und Dienstleistungsprozessen sind das oft die eingesetzten IT-Systeme oder physikalische Ablagesysteme.

Aber auch für Produktionsumgebungen sollten Sie im Prozesshandbuch auf die wichtigen Werkzeuge und Maschinen eingehen. Hier bietet sich an, Verweise auf detailliertere Beschreibungen anzulegen.

Weiterführende Informationen

Verweisen Sie im letzten Kapitel ihres Prozesshandbuchs auf die Stellen, an denen weitere Informationen zu finden sind. Das können Handbücher, Trainingsunterlagen und Anwenderdokumentationen sein – oder auch Verweise auf die übergeordneten Regularien ihrer Prozessmanagement / BPM Organisation.


Mit dieser Kapitelstruktur haben Sie in jedem Fall die wichtigsten Themen in ihrer Prozessbeschreibung abgedeckt. Der Aufwand, ein solches Prozesshandbuch zu erstellen, ist ebenfalls überschaubar.

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