In 2 Tagen zum prüfungssicheren Prozesshandbuch

Der Prüfer hat sich angekündigt und Sie brauchen schnell ein prüfungssicheres Prozesshandbuch? Wie Sie das innerhalb von 2 Tagen für jeden beliebigen Prozess auf die Beine stellen, verrate ich hier – kostenlos und mit Praxisbeispiel zum Download.

Ich gebe zu, ich mag das Sprichwort “gut Ding will Weile haben” – aber was ist, wenn Ihnen die Zeit ausgeht und Sie dringend eine Prozessbeschreibung brauchen? Dann empfehle ich Ihnen mein 5-Schritte Programm, das Sie binnen 48 Stunden zum fertigen Prozesshandbuch führt.

Ich gehe ab hier davon aus, dass Sie wissen, wie man einen Prozess identifiziert und ihn in die Zusammenhänge ihres Unternehmens einordnet. Falls nicht, können Sie hier auf meinen Toolsteckbrief zur Prozesslandkarte zurückgreifen.

Schritt 1 – Kickoff mit dem Team

Zunächst laden Sie das Team ein, das am Prozess direkt beteiligt ist. Idealerweise erhalten Sie die erforderlichen Informationen aus erster Hand. Die Gruppe sollte allerdings nicht größer als 5 oder 6 Teilnehmer sein, da die Workshops sonst oft nur schleppend vorangehen.

Der Kickoff Workshop sollte am Vormittag stattfinden und etwa 2 Stunden dauern. Er besteht aus folgenden Schritten:

  1. Begrüßung und Vorstellung der Agenda
  2. Vorstellung des Ziels der nächsten 2 Tage (Prozesshandbuch schreiben)
  3. Erläutern der Vorgehensweise und Termine
  4. Erklärung des ersten Tools: SIPOC
  5. Befüllen des ersten Tools

Nach der Begrüßung und dem ganzen “drumherum” erarbeiten Sie mit den Teilnehmern gemeinsam das SIPOC. Damit haben Sie den groben Inhalt und Rahmen für die nächsten Schritte bereits festgelegt.

Schritt 2 – Detail-Workshop

Der Detail-Workshop folgt am Nachmittag und kann zwischen 2 und 4 Stunden dauern. Folgende Faktoren bestimmen im wesentlichen die Dauer des Workshops:

  • Gewählter Detailgrad der Prozessaktivitäten
  • “Länge” des Prozesses (wie im SIPOC festgelegt)
  • Zu berücksichtigende Ausnahmen und Spezialfälle

Im Detail-Workshop zeichnen Sie im wesentlichen ein Swimlane-Diagramm mit den Teilnehmern.

Schritt 3 – Entwurfsfassung schreiben

Nach dem Detail-Workshop folgt die erste Dokumentationsphase. Sie fassen nun die Ergebnisse des Kickoff-Workshops schriftlich zusammen. Übertragen Sie SIPOC und Swimlane in eine Word-Datei und fügen Sie ihre schriftlichen Beschreibungen und Anmerkungen hinzu.

Sie können sich hier ein Beispiel für ein solches Prozesshandbuch herunterladen und sich an der Struktur orientieren.

Schritt 4 – Vorabnahme mit dem Team

Nun schicken Sie die Entwursversion an das Team mit der Bitte um Feedback (mit Zieldatum).

NEIN! FALSCH!

Sie laden das Team für den späten Vormittag des nächsten Tags ein und stellen ihre Entwurfsfassung des Prozesshandbuchs vor. Gehen Sie es mit dem Team durch und notieren Sie alle Änderungs- und Ergänzungswünsche.

Schritt 5 – Endkorrektur und Abnahme

Am späten Nachmittag des zweiten Tages laden Sie das Team für die Endabnahme ihres Prozesshandbuchs ein.

Stellen Sie dem Team das Ergebnis vor. Arbeiten Sie Feedback, dass Sie bekommen, sofort in ihre Entwurfsfassung ein. An dieser Stelle sind ohnehin keine grundlegenden Änderungen mehr zu erwarten.

Im Anschluss an das Meeting versenden Sie die verabschiedete und abgestimmte Version ihres Prozesshandbuchs an die Workshop-Teilnehmer. Vergessen Sie nicht, sich bei ihren Kollegen zu bedanken 😉

Gratulation: Sie haben ihr erstes Prozesshandbuch binnen 48 Stunden geschrieben!

 

Wenn Ihnen die Vorgehensweise schlüssig erscheint, sie jedoch einfach keine Zeit haben: Rufen Sie mich an oder nutzen Sie mein Kontaktformular. Ich erstelle Prozesshandbücher binnen 28 Stunden.