Weil Zeit knapp ist – ihr Prozesshandbuch in 48 Stunden

Ich liefere eine Prozessbeschreibung binnen 48 Stunden. Warum? Ganz einfach – weil die Zeit manchmal verdammt knapp ist und die Qualität ihrer Dokumentation nicht darunter leiden soll.

Mögliche Anwendungsfälle meiner Dienstleistung

Ich tue mich etwas schwer damit, den Bedarf für diese Dienstleistung auf abstrakte Weise zu erklären. In der Praxis habe ich aber immer wieder erlebt, dass plötzlich der Bedarf da war, in kurzer Zeit eine gute Prozessbeschreibung zu erstellen. Und niemand hatte Zeit dafür.

Was dann oft passiert, ist eine der folgenden Aktionen. Man übernimmt veraltete Beschreibungen, die nicht genau das liefern, was man braucht. Oder man erstellt schnell etwas “quick and dirty”, was oft bedeutet, dass man Dinge auslässt. Die Details arbeitet man hinterher nach (meist dann doch nicht).

Ich habe hier vier Beispiele für typische Anwendungsfälle herausgegriffen, um den Service zu erläutern:

Der Projektleiter

Jonas ist Projektleiter für die Einführung einer neuen Software im Vertriebsbereich eines Mittelständlers. Sein erster Schritt besteht darin, die Anforderungen an die neue Software in einem Kriterienkatalog zusammenzustellen. Mit Hilfe dieser Kriterien will er die Software von verschiedenen Anbieten bewerten und die passende auswählen.

In den ersten Tagen im neuen Projekt stellt Jonas fest, dass im Vertriebsbereich so gut wie keine aussagekräftigen Prozesshandbücher oder Geschäftsprozessdokumentationen existieren. Die operativen Abläufe zu kennen ist aber für seine Kriterienliste absolut erforderlich.

Zunächst holt Jonas sich interne Unterstützung vom Qualitätsmanager, um die erforderlichen Prozessbeschreibungen zu erstellen. Damit es nicht zu Verzögerungen im Projekt kommt, wählt er außerdem drei Prozesse aus, die er von “Der48hProzess” dokumentieren lässt. Diese zusätzliche Unterstützung sichert Jonas das Erreichen des ersten Meilensteins im Projekt.

Der Qualitätsbeauftragte

Thomas ist Qualitätsbeauftragter eines Handelsunternehmens und hat vor kurzem die erste Zertifizierung nach ISO 9001 für seinen Arbeitgeber erreicht. Er ist sehr zufrieden und gilt seither als kompetenter Ansprechpartner in Sachen Geschäftsprozessmanagement im Betrieb.

Einige Fachbereiche sind durch die Einführung der ISO-Norm so vom Thema Geschäftsprozesse eingenommen, dass sie mit Thomas daran arbeiten wollen, die Qualität ihrer Prozesse nachhaltig zu verbessern. Diese Prozessverbesserungsprojekte sind sehr herausfordernd, sodass Thomas viel Zeit investieren muss.

Die “einfache” Beschreibung von Geschäftsprozessen überlässt er daher den Experten von “Der48hProzess”, die ihm mit ihrer Dienstleistung den Rücken frei halten. So hat Thomas Zeit, sich auf die neuen Verbesserungsprojekte zu konzentrieren, in denen er seinem Arbeitgeber mehr Wert stiften kann.

Der M&A Berater

Als M&A Berater ist Marc ständig busy und viel unterwegs. Zeitdruck und Dynamik gehören in der Due Diligence Phase einfach zum Geschäft. Die Ergebnisse seiner Prüfungen müssen zum Stichtag vorliegen und seine Zeit und die Zeit seiner Kollegen ist begrenzt.

Für sein aktuelles Projekt braucht er eine aussagekräftige Beschreibung von insgesamt fünf Geschäftsprozessen. Er hat noch etwa eine Woche bis zur Abgabe seiner Analyse. Als er den Datenraum betritt, liegen diese Beschreibungen jedoch nicht in der gewünschten Qualität vor.

Damit es nicht zu Verzögerungen in der Due Diligence kommt, bittet er seinen Klienten, die Experten von “Der48hProzess” zu beauftragen. Diese liefern die gewünschten Prozessbeschreibungen, sodass Marc sie seinem Bericht hinzufügen kann.

Der Prozess Owner

“Warum macht diese Firma jetzt bloß dieses Business Process Management?” fragt sich Klaus wieder einmal resigniert und starrt auf seinen Terminkalender. Klaus leitet den Vertriebsinnendienst eines größeren Werkzeugherstellers und hat insgesamt 7 Mitarbeiter.

Klar hat er die Abläufe in “seinem Laden” im Griff. Jeder weiß, was er zu tun hat und im Tagesgeschäft läuft es weitgehend rund. So rund, dass sein Chef ihm die Leitung eines Vertriebsprojekts übertragen hat.

Klaus, freudig über die Abwechslung und das Vertrauen, ist aber durch die neue BPM-Initiative auch Prozess-Owner seines Bereichs geworden. Und in dieser Funktion muss er in den nächsten Wochen mehrere Prozessbeschreibungen erstellen.

Natürlich arbeitet Klaus lieber an dem Vertriebsprojekt. Mit Prozesshandbüchern hat noch keiner Karriere gemacht. Diese Arbeit überträgt er den Experten von “Der48hProzess”.

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