Drei Mythen über Prozessdokumentation und was Sie dagegen tun können

Warum werden Prozesse in Unternehmen oftmals nicht oder nur unzureichend beschrieben? Ein wichtiger Grund sind persönliche Vorbehalte gegen Dokumentation und Beschreibungen. Diese Vorbehalte basieren auf folgenden Mythen.

Kein Zweifel: Prozesse sauber zu beschreiben kostet Zeit und damit auch Geld. Für ihre Mitarbeiter ist die Prozessbeschreibung oftmals eine von vielen Aufgaben – selbst wenn es Mitarbeiter im Bereich Prozessmanagement (BPM) sind.

Im Gespräch zeigt sich häufig, dass es auch eine Reihe persönlicher Glaubenssätze sind, wegen denen Mitarbeiter das Thema Prozessdokumentation zurückstellen.

Dokumentation macht ersetzbar

Der absolute Klassiker ist der Glaube, Wissen ist Macht. Und wer sein Wissen teilt, macht sich damit ersetzbar. Das ist auch einer der Gründe für lückenhafte Prozessdokumentationen. Um nicht zu viel zu verraten, werden die wichtigen Details gerne weggelassen.

Tatsächlich ist es so, dass viele erfolgreiche Menschen ihr Wissen unablässig teilen. Denn durch den Prozess des Explizierens und Teilens erweitert sich unser eigenes Wissen permanent.

Außerdem können wir unser Wissen nur verifizieren und falsifizieren, wenn wir Feedback von anderen erhalten – also unser Wissen zunächst anderen mitteilen.

Stellen Sie sich mal einen Wissenschaftler vor, der sein Wissen nicht teilt – im festen Glauben, dass er nur so seine Existenz sichern könnte. Ein unglaublicher Gedanke, oder?

Niemand liest das, was wir schreiben

Wir glauben oft, dass keine andere Person unsere Beschreibungen mit der gleichen Sorgfalt liest, mit der wir sie erstellt haben. Der Grund dafür ist ein einfacher Fehlschluss: wir lesen jeden Tag sehr viel und dies oftmals sehr oberflächlich. Das gleiche Verhalten unterstellen wir den Adressaten unserer Prozessbeschreibungen.

Ich war oftmals selbst überrascht, wer meine Dokumente und Beschreibungen gelesen und dazu Feedback gegeben hat. Und überraschend war oftmals auch der Grad der Detailkenntnis.

Unsere Beschreibung wird überkritisch bewertet

Das ist sozusagen die umgekehrte Version des vorhergehenden Mythos. Wir unterstellen dem Leser, dass er unsere Beschreibung zu gründlich und kritisch prüft und sie “schlecht” findet. Und dann trauen wir uns gar nicht erst, eine saubere Dokumentation anzufertigen.

Es kommt sicher immer auf Unternehmen und Kultur an, aber in aller Regel werden die Leser ihrer Beschreibungen weder allzu oberflächlich noch allzu kritisch über ihre Beschreibungen denken.

Was können Sie tun?

Wenn Mitarbeiter und Kollegen in ihrem Unternehmen diesen drei Mythen folgen sollten und sie Schwächen im Bereich der Prozessdokumentation sehen, dann können Sie folgende Maßnahmen ergreifen:

  1. Machen Sie Prozessbeschreibung und Dokumentation zu einem festen Bestandteil von zu erledigenden Aufgaben und Projekten, d.h. die Aufgabe ist erst erledigt, wenn auch dokumentiert wurde
  2. Prüfen Sie regelmäßig, welche Dokumentationen und Beschreibungen vorliegen und wo noch Lücken sind
  3. Prüfen Sie, wie lang die letzte Aktualisierung her ist
  4. Sorgen Sie dafür, dass ihre Mitarbeiter und Kollegen möglichst früh mit der Dokumentation und Beschreibung beginnen und diese immer “parallel” zu ihren Aufgaben nachhalten

Prozessbeschreibungen und Dokumentationen am Ende von Projekten und Aufgaben vorzusehen, führt nämlich oft dazu, dass man sich lieber einer neuen Aufgabe widmet, als die Dokumentation für die “alte” Aufgabe abzuschließen.